【仕事の時短ツールまとめ】ツールを利用し、作業を効率化しましょう!

エンジニア

松本 雄太朗

どうも、松本です。
入社して約8か月、少しずつ仕事にも慣れてきた僕が今回取り上げるテーマは
「仕事の効率化(時短)ツール」です。
自分が実務で使っているツール、先輩に聞いたツールを紹介します!

記事を書こうと思った背景

一日の業務のうち、こなすタスク量は誰しもたくさんあります。
しかし、先輩達と比べてスキルも経験も少ないので、多くの時間を費やしてしまいます。

では、どうすれば短い時間で効率よくタスクをこなせるか。
スキルや経験を身に付けるには、どうしても時間がかかってしまうので、
今の自分にもできる方法は、ズバリ「ツールを使う」です!

大きく分けて2つの用途でツールを使っています。
・作業の時短
・タスク整理

それでは用途別にツール紹介をしていきます!

作業の時短

Windowsユーザーの僕が実際に使っているツールを2つ紹介します。

■Snipping Tool

https://freesoft-100.com/review/snipping-tool.php
Windowsに標準搭載されている、スクリーンショットキャプチャツールです。
フリーハンド・四角形・ウィンドウ・全画面
といった4種類の方法で領域を指定し、
好きな範囲を素早くスクショ&保存できちゃいます♪

また、切り取ったものを簡単に貼りつけられるし、ペンや蛍光ペンで書き込みができます。
言葉だけの説明では難しかったり時間がかかってしまいそうなとき、多用しています。

■Clibor

https://chigusa-web.com/
クリップボード履歴ソフトです。
過去にコピーした履歴が最大10000件まで保存しておけます。
テキストのコピー&ペーストを行う際によく活用しています!

また、定型文が設定することができるので、文字を入力する時間を大幅に削減できます!
めちゃめちゃ便利です。


Macユーザーの先輩も、同じような機能を備えたものを使っていたので紹介します。

■Clipy

https://clipy-app.com/
こちらも、先ほど紹介した「Clibor」のような、クリップボード履歴ソフトです。
定型文作成が容易にできます!

タスク整理

以下に、アクアリングの社員が使っているツールを
それぞれ強み・弱みとともにまとめました。
みなさんの参考になれば幸いです!
ちなみに僕が使っているのは、Google Calendarです。
スケジュール管理とTo Doリストが一緒に作れちゃうので、とても便利です♪

■Todoist

todoリスト形式でタスクを記録できる


https://todoist.com/
強み:
・次にやることを書いておけば、見直すだけで作業できる
・その日のタスクを確認すればいいので、タスクがもれない
弱み:
・時間軸が分かりづらいので、一日のタスクがオーバーしがち
・時間を計測するツールと連携できるが、細切れの作業の場合はいちいち計測しづらい

 

■Trello

カンバン方式のタスク管理


https://trello.com/
強み:
・進行中のタスクが残り続けるので漏れない
弱み:
・タスクあたりの幅を取るので、全体でどんなタスクを持っているかの一覧がわかりにくい
・タスクの分解がしづらい

■Redbooth

個人のガントチャートを作るツール


https://redbooth.com/
強み:
・何の作業がかぶっているか見やすい
・いつまでに終わらせればいいか分かりやすい
弱み:
・タスクの分解がしづらい

■Google Calendar

カレンダーとtodoリストの連携


https://calendar.google.com/calendar
強み:
・時間に対してタスクを入れるため、タスクオーバーが目に見える
・時間が可視化されているので、いつどれくらいのタスクが入っているか分かりやすい
弱み:
・細かくタスクを書きづらいので、タスク漏れが起こりがち
・タスクを細かくすると、登録が面倒

みなさんも、それぞれ自分に合ったツールを取り入れて
どんどん時短できると素敵ですね!

デジタルのツールだけでなくアナログでやる方がやりやすい
という方もいるかと思いますが、
どの方法も"作業以外に考えるものを減らす"ことが目的です。

「何を・どれくらい・いつまでにやるか」を整理&可視化することで、
タスク進行に関することを考えなくて済みます。

つまり、作業内容以外のことを考えずに
目の前の作業に100%集中することで、
限られた時間で質の高いアウトプットができると学びました。

まとめ

入社当初先輩から、「人間にしかできないことに割く時間を増やすべきだ」と教わりました。
今回は「時短」にフォーカスしましたが、
限られた時間でたくさん・イイ仕事ができるように
これからもっとスキルや経験を積んでいきたいです!

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